Comment bien anticiper ses événements d’équipe ?

On a tous eu ce moment où l’on souhaitait organiser un moment à part entière avec ses équipes, mais sans forcément savoir à quel moment et avec qui l’organiser.

Tenir compte de la saisonnalité

Dans l’événementiel d’entreprise, il y a une saisonnalité très forte et elle se décompose en trois grands moments :

• La rentrée du mois de septembre, avec des événements généralement dédiés à l’accueil de nouveaux salariés, à des présentations de rentrée ou encore à la sortie de nouvelles offres

• L’hiver, à partir de fin novembre, où les soirées de Noël démarrent et les premiers départs en offsite au ski s’organisent

• Le début de l’été, où chacun souhaite finir l’année sur un beau souvenir d’équipe, lors de soirées ou de séminaires à la campagne

L’anticipation est alors votre meilleure arme pour démarrer l’organisation de votre événement car les agences et les lieux sont très vite pris d’assaut et il serait dommage de passer à côté de votre événement rêvé.

Vos prestataires seront aussi beaucoup plus ouverts à vos idées dans le cas où vous seriez en mesure de leur donner avec précision le nombre de participants, votre budget ou encore la date exacte de l’événement.

Prévenir vos équipes

Savoir quand on souhaite faire son événement est une chose, mais faire en sorte que chacun soit disponible en est une autre.

La plupart du temps, notamment lors d’offsite ou de séminaire, les événements se déroulent minimum sur une journée mais peuvent aussi durer plusieurs jours.

Chaque pôle et chaque responsable doivent donc anticiper que lors de ces précieux moments il lui faudra être totalement disponible et l’esprit léger pour profiter. C’est la raison pour laquelle le choix de la date, relativement à votre activité, sera très important pour vos équipes et leur pleine participation.

De la même façon, si vous organisez une soirée, il faudra vérifier en amont la disponibilité de vos invités (partenaires, clients, fournisseurs, prospects…) pour maximiser l’impact de votre événement.

Be simple

Enfin, la meilleure des façons de prévoir votre futur événement reste de faire les choses simplement : la spontanéité et un format accessible à tous vous permettront de réunir un maximum de personnes tout en créant de beaux souvenirs.

Etre bien accompagné dans ce type de projet est aussi la garantie d’avoir un événement réussi tout en optimisant son temps.

Chez Kymono Life, nous avons plus de 5 ans d’expérience dans l’organisation de moment de vie à part entière, pour vos équipes ou pour votre marque. Nos équipes sauront vous accompagner dans l’anticipation de chacun de vos besoins et vous créeront une expérience inédite et sur-mesure.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez avoir des conseils ou pour nous parler d’un futur beau projet !